keskiviikko, elokuu 15, 2018
fien
Home / Ajankäytön suunnittelu / Ajankäytön moduulit eli suunnittelua tarralapuilla ja uuden leiskan kokeilua | Viikkosivu 7/2018

Ajankäytön moduulit eli suunnittelua tarralapuilla ja uuden leiskan kokeilua | Viikkosivu 7/2018

This post is also available in: enEnglish

Viime viikolla mietin, miten voisin suunnitella ajankäyttöäni kokonaisvaltaisemmin. Olen aika pitkälti mennyt tyylillä, että merkitsen summittaisesti milloin mitäkin teen, tai jos selkeää deadlinea ei ole, niin teen tehtäviä priorisointijärjestyksessä yksi kerrallaan, kunnes on valmista. Olisi kuitenkin hyvä edistää välillä useampaa juttua limittäin, mutta usein jotkin projekteista jyräävät toisten ohi ja erityisesti omat virkistävät jutut, kuten vaikka bloggaus, jäävät prioriteettilistalla aivan viimeiseksi.

Mietin, että voisin hyötyä siitä, jos tarkastelisin aikaani ikäänkuin annoksina, ”sloteina”, moduuleina tai blokkeina.

Viikkoa suunnitellessa miettisin montako aikablokkia olisi vähintään käytettävä joillekin asioille, saisinko ujutettua näitä muita aktiviteetteja työlistalleni. Minulla on tyypillisessä viikkoaukeamassani lukujärjestysnäkymä arkipäiville. Siinä on tilaa yksi rivi per tunti. Laskeskelin rivejä Leuchtturm-muistikirjassani, ja totesin, että voisin tehdä tuplaten pitemmät kapeat sarakkeet, jolloin rivit jakautuisivat puolen tunnin tarkkuudella.

Viikonloppuja en suunnittele niin tarkasti, joten pienet laatikot lauantaille ja sunnuntaille ajavat asiansa.

Pelimerkkiajattelua ajankäytön moduulein

Sitten varsinaisen suunnitteluidean pariin. Työni vaatii luovuutta ja keskittymistä, joten sopiva aikajänne minulle on tarkastella kokonaisuutta kahden taikka puolentoista tunnin blokkeina. Joihinkin administratiivisiin tehtäviin riittää puolen tunnin varaus. Väsäsin ihan perus osoitetarroista ja pienistä tarralapuista sopivan kokoisia tarrroja: kahden tunnin, puolentoista tunnin, ja puolen tunnin suikaleita.

Ajatuksena oli, että viikkoa suunnitellessa katson kuinka paljon aikaa on käytettävissä, ja jaan to do -listani asiat sopivan kokoisille pelimerkeille. Pelimerkit jaan sitten kalenteriin ja liimaan sopiviin ajankohtiin. Näin voisin esimerkiksi allokoida joka viikolle kaksi tuntia bloggaukseen, ja kun se tarra sitten olisi kalenterissa, sitä olisi toteltava, ja laitettava se isompi työprojekti vähäksi aikaa sivuun.

Tein numerot Tombow Dual Brush -kynällä, joka on tilattu Hämeenpuiston Vihkokaupasta.

Olin aivan riemuissani tästä hienolta systeemiltä kuulostavalta oivalluksestani, ja ryhdyin toimeen. Ideoin vielä, että voin väritellä tarralappuja eri värein, niin erilaiset projektit ja tehtävät erottuisivat visuaalisestikin.

Paljonko näitä pelimerkkejä viikolle sitten olisi? Jos katson työaikaa ja suunnittelen tekeväni töitä 8 h arkipäivisin, on kahden tunnin blokkeja viikolle 20 kappaletta. Vapaa-ajalle ohjelmoituja kahden tunnin pätkiä voisi olla realistisesti 14-16 kappaletta. Myös suunnittelematonta aikaa pitäisi jättää sellaisiin asioihin kuin ruuanlaitto ja syöminen, perheen kanssa seurustelu, kotityöt ja tv:n katselu. Tokihan nämäkin voisi suunnitella minuutilleen, mutta itse kuulun siihen porukkaan, jonka mielestä elämässä pitää olla hengitystilaa.

Eeppinen epäonnistuminen… mitä tapahtui?

Nerokkaalta kuulostavasta ideasta huolimatta ja leiskan ja lappujen tasolla hyvin mietitystä kokonaisuudesta huolimatta toteutukseni epäonnistui aivan täysin. Ensinnäkin päivät joustavat ja eteen tulee tilanteita ja tehtäviä, joita en tiedä viikon alussa. Vaikka liimattuja lappuja pystyy suht hyvin siirtelemään, ja lapun päälle voi liimata toisen, tuntui tämä aika joustamattomalta systeemiltä. Tarran liimaaminen aikatauluun tuntui hyvin lopulliselta ja joustamattomalta, enkä halunnut heti alkuviikosta liimata kaikkia tarroja aikatauluuni. Irtonaisten tarrojen kuljettelu bujon välissä ei myöskään oikein toiminut, tarrat olivat vaarassa pudota kirjan välistä ja hukkua.

Toisaalta taas eikö juuri tällainen joustamaton tinkimättömyys ole avain tehokkaaseen ajankäyttöön? Päätän milloin mitäkin teen, ja todellakin teen sen silloin?

Toisaalta viikon aikana eteeni tulleet tehtävät olivat työni kannalta erittäin relevantteja ja tärkeitä, ja aikataulumuutokset oikeutettuja. Toki tarralappuihinkin voisi suunnitella joka päivälle pätkän, jossa tehdään yllättäviä asioita taikka jos näitä ei ole, niin edistetään to do -listan tärkeintä isoa projektia.

Koristelu on tällä kertaa hyvin selkeää, löysin Prismasta arkillisen Muumi-kiiltokuvia. Lisäksi kiinnitin kaveriksi pari palaa washiteippiä.

Kokonaisuunnittelun puute

Yksi keskeinen avain epäonnistumisessa oli se, että keksin idean hyvin myöhään sunnuntai-iltana piirrellessäni aukeamaa, enkä oikein vienyt toteutusta loppuun. En tuolloin miettinyt kuinka monta ”slotia” minulla on viikossa käytettävissä ja miten ajankäyttöni tulisi jakautua niiden suhteen. Mikäli olisin tehnyt näin, olisin varmasti ollut rauhallisempi kun jokaiselle projektille ja asialle olisi allokoitu sitä aikaa. Nyt vain länttäsin tarroja maanantaille ja tiistaille, ajatuksena palata asiaan myöhemmin viikolla ja jatkaa suunnittelua. Sitten heti maanantaina perehdytinkin uutta työntekijää pari tuntia, ja valmistelin perehdytystä useamman tunnin, ja tarrat olivat aivan hakoteillä, koska en vielä edellisenä päivänä tiennyt, että uusi assistentti oli löytynyt ja valmis aloittamaan heti.

Lopulta revin suurimman osain tarroista pois ja laitoin jotain aikablokkeja ihan vain kynällä. En oikein tiedä, onko tarrojen liimailu ylipäätäänkään minun juttuni – minua alkaa hieman ahdistaa, kun katson täyteen tarroitettuja planner-aukeamia Instagramissa. Seuraavalla viikolla palasin vanhaan ja tuttuun aukeamatyyppiin.

Miten tästä eteenpäin?

Mielestäni tässä ideassa on kehityspotentiaalia, ja se ansaitsee tulla vielä kokeilluksi ja kehitellyksi. Palaan tähän ideaan vielä uudelleen. Mitä minun pitäisi tehdä toisin?

Seuraavassa kokeilussa olisi ensinnäkin tehdä kokonaisuunnitelma ajankäytön jakautumisesta eri hommille, niinkuin alunperin olin suunnitellut. Eli työasioille olisi 20 pelimerkkiä ja vapaa-ajalle 14-16 kahden tunnin pelimerkkiä. Tämä oli alkuperäinen ideani, en vain toteuttanut sitä kunnolla. Sitten voisi miettiä, toimisivatko irrotettavat ja siirreltävät blokit paremmin, vaikkapa post-it-laput. Alkuviikosta asioita suunnitellessa pitäisi myös varautua siihen, että jotkut pelimerkit täytyy jättää tyhjäksi, tai jos näitä ”joustolappuja” ei viikolla kulukaan, niin perjantaina saa tehdä sitten vaan kivoja projekteja.

Oletko sinä kokeillut jotain tämän tapaista systeemiä? Jos innostuit kokeilemaan, kerro kuinka kokeilu sujui!  Löydät minut Instangramista osoitteessa https://www.instagram.com/journallings/ ja saat huomioni tägäämällä @journallings.

Check Also

Bloglovin

This post is also available in: EnglishFollow my blog with Bloglovin

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *